Chúng tôi xin trân trọng giới thiệu series "Văn hóa công ty". Series là tập hợp những câu chuyện, bài học và chia sẻ của các doanh nhân về văn hóa công ty của các doanh nghiệp trong và ngoài nước.
Chơi đẹp
Bạn chú ý đến một nhân viên giỏi của công ty đối thủ và thực sự cảm thấy người đó sẽ đáp ứng yêu cầu cho vị trí đang bị khuyết. Nhưng liệu “kéo” nhân viên đó về với công ty của mình có phải là cách làm của bạn? Có công ty sẽ làm như vậy, nhưng với DXC Việt Nam (tên cũ là CSC Việt Nam) thì không. Thậm chí để giảm thiểu việc chèo kéo người giữa các công ty, DXC Việt Nam đã có những thỏa thuận với các công ty công nghệ trong việc không “câu” người của nhau.
Tiêu chí chơi đẹp, không “câu kéo” người được thể hiện rõ ràng và xuyên suốt trong hoạt động nhân sự của DXC, thông qua việc xây dựng bộ phận tuyển dụng riêng chứ không chỉ hoàn toàn giao phó cho dịch vụ săn đầu người. Đây là điểm khác biệt giữa DXC Việt Nam so với DXC các nước khác.
Chuyện tuyển dụng
Bộ phận tuyển dụng của DXC Việt Nam có 5 thành viên, chịu trách nhiệm trên dưới 100 vị trí tùy từng thời điểm. Họ là những người không chỉ hiểu rõ yêu cầu của các vị trí công ty đang tuyển mà con hiểu tường tận về văn hóa và môi trường làm việc, để có thể tìm ra những ứng viên thực sự phù hợp với mọi tiêu chí mà công ty đề ra. Yếu tố quan trọng nhất để tuyển dụng thành công phải là sự kết hợp hoàn hảo của năng lực chuyên mô và cái tâm của người tuyển dụng.
Công tác tuyển dụng luôn được theo dõi sát sao dự trên các tiêu chí về thời gian và số lượng, chất lượng và hiệu quả tài chính.
Một trong những yếu tố quan trọng cho sự thành công của công tác tuyển dụng ở DXC Việt Nam là hệ thống đo lường hiệu quả công việc hết sức bài bản. Mỗi thành viên của bộ phận tuyển dụng đều có những chỉ tiêu cụ thể, áp dụng cho từng cấp bậc của từng thành viên, để đánh giá hiệu quả tuyển dụng của mỗi tuần và mỗi tháng. Các con số được đo đếm từ lượng hồ sơ gửi qua dự án cho đến tỷ lệ hồ sơ được chọn phỏng vấn, từ vòng phỏng vấn đầu tiên cho đến khi ứng viên được xác định phù hợp với một vị trí trong công ty, từ lúc thực hiện thương lượng mức lương cho đến khi ứng viên ký hợp đồng thử việc, và còn tính cho đến lúc người mới ký hợp đồng trở thành nhân viên chính thức.
Việc quản lý nguồn ứng viên cũng được quản lý cụ thể bằng con số nhằm đánh giá mức hiệu quả của các kênh hỗ trợ như chương trình giới thiệu người mới, đăng tin trên các phương tiện truyền thông, tham dự các hội chợ việc làm, tổ chức các sự kiện tại công ty, sử dụng dữ liệu nội bộ hoặc mạng xã hội…
Tuy nhiên, DXC Việt Nam cũng từng có những giai đoạn thử thách. 3 năm qua, cùng với sự chao đảo của kinh tế thế giới, tập đoàn mẹ của công ty này đã phải cắt giảm nhiều, tập đoàn này thậm chí còn phải đóng băng lương vào năm 2014. Biến cố này đẩy công ty lâm vào tình cảnh tỷ lệ nhân sự nghỉ việc tăng cao kỷ lục kể từ khi thành lập.
Ban lãnh đạo cùng với bộ phận nhân sự đã phải nỗ lực rất nhiều trong việc thực hiện các hoạt động gắn kết, tăng cường truyền thông về chế độ lương thưởng phúc lợi và các giá trị vô hình mà nhân viên nhận được mỗi ngày, đẩy mạnh các hoạt động thi chứng chỉ quốc tế về công nghệ mới để chuẩn bị đủ nguồn lực kĩ thuật cho các dự án mới. Các giải pháp này đã giúp ổn định “lòng dân”. Tỷ lệ nghỉ việc nhờ vậy đã giảm đáng kể về mức bình thường, giúp công ty lấy lại sự ổn định và tăng trưởng trong bối cảnh khó khăn chung của thị trường.
Luân chuyển địa bàn
Thế giới “phẳng” đang giúp nhân lực ngành công nghệ thông tin tự do dịch chuyển dễ dàng hơn bao giờ hết, họ có thể tự do làm việc từ xa cho nhiều khách hàng ở nhiều quốc gia khác nhau. Bởi vậy, chương trình luân chuyển nhân viên trên toàn cầu (Oversea Transfer Program) là một thế mạnh vượt trội của công ty DXC Việt Nam trong việc thu hút nhân lực CMNTT trẻ tuổi. Với các nhân viên có nguyện vọng làm việc tại nước ngoài, hay định cư nước ngoài, chương trình này còn giúp giữ chân các nhân viên kỹ thuật cao cấp khi luân chuyển họ sang làm việc ở các quốc gia có nhu cầu.
Ngoài ra, trong bối cảnh số lượng sinh viên thi vào ngành Công nghệ Thông tin sụt giảm đáng kể nhiều năm liền, DXC Việt Nam đã đẩy mạnh hoạt động đào tạo tại các trường đại học trong việc giúp nhà trường cập nhật kịp thời chương trình giảng dạy cho gần sát với thực tế, tổ chức các hội thảo công nghệ cho giảng viên và sinh viên. Điều này làm giảm thời gian đào tạo sinh viên mới tốt nghiệp khi gia nhập công ty. Cũng nhờ vậy, DXC Việt Nam đã chứng minh được chi phí tuyển dụng một nhân viên mới của công ty luôn thấp hơn so với DXC các nước khác.
Quản lý hiệu quả công việc
Thừa hưởng nền tảng từ phía công ty mẹ, DXC Việt Nam đã áp dụng WORK DAY – một hệ thống tích hợp tiên tiến chạy trên điện toán đám mây – cho việc quản lý tập trung thông tin trong các lĩnh vực chính của bộ phận Nhân sự và Tài chính. Hệ thống này bao gồm quản lý hiệu quả công việc, lương thưởng, phát triển nhân viên đồng thời gắn kết hiệu quả công việc của tập đoàn với mục tiêu kinh doanh và hiệu quả tài chính
Mỗi người quản lý là một hình mẫu
Quy trình quản lý hiệu quả công việc được đề ra rõ ràng và được truyền đạt thông suốt đến tất cả nhân viên của DXC trên toàn cầu, trong đó có Việt Nam. Các mục tiêu được ghi lại rõ ràng và khách quan, sử dụng 2 cách tiếp cận: từ trên xuống – từ cấp cao, quản lý tập đoàn, xuống từng nhân viên; và từ dưới lên – từ nhân viên đến quản lý cấp cao. Nguyên tắc là các mục tiêu phải trực tiếp đóng góp cho sự thành công của chiến lược kinh doanh và phải thể hiện được các giá trị cốt lõi cảu tập đoàn.
Quản lý hiệu quả công việc ở DXC Việt Nam là một quá trình liên tục giúp cho việc đánh giá và theo dõi sát sao các mục tiêu đã đề ra. Nhân viên nhận được góp ý xây dựng kịp thời từ sếp. Họ cũng được huấn luyện sớm thay vì đợi đến khi đánh giá cuối năm. Nếu có sự khác biệt giữa hiệu quả và mục tiêu đã đề ra sẽ có một kế hoạch cải tiến hiệu quả thích hợp cũng như kế hoạch phát triển nghề nghiệp cho nhân viên với nhiều chương trình đào tạo lại, đào tạo nâng cao, đào tạo theo chiều rộng. Điều này giúp cho nhân viên sớm khắc phục được các khó khăn và qua đó nâng cao được năng suất làm việc qua việc quản lý hiệu quả mục tiêu đã đề ra.
Để làm tốt công việc việc quản lý hiệu quả công việc, nhân viên phải nắm rõ các chỉ tiêu cần đạt được của doanh nghiệp và họ cần hiểu vai trò của mình trong việc đạt các chỉ tiêu. Các chỉ tiêu này cũng không phải chỉ của quản lý mà còn phải thỏa mãn tiêu chí SMART.
Hệ thống hóa quản lý hiện nay trên nền tảng đám mây
Hệ thống này cho phép công ty truy cập vào dữ liệu ghi nhận hiệu quả công việc của từng nhân viên, cho phép công ty đánh giá tiến độ công việc so với mục tiêu đề ra, so sánh mức đánh giá hiệu quả trung bình của toàn công ty qua từng năm và qua đó giúp lãnh đạo ra quyết định đúng đắn và kịp thời hơn. Chất lượng của việc đánh giá hiệu quả công việc cũng được cải tiến.
Hệ thống lương thưởng và phúc lợi gắn liền với hiệu quả công việc. Việc theo dõi, ghi lại tiến độ thực hiện so với yêu cầu hiệu quả cần thiết giúp công ty khen thưởng nhân viên kịp thời và thích đáng. Việc khen thưởng này được thực hiện ở nhiều hình thức khác nhau chẳng hạn tổ chức khen thưởng long trọng và các dịp lễ quan trọng hay đơn giản ở các cuộc chia sẻ thân mật.
Quản lý hiệu quả công việc ở DXC Việt Nam được thực hiện thành công thông qua việc giữ được người tài và tỷ lệ nhân viên nghỉ việc không tăng đột biến sau mỗi đợt đánh giá hiệu quả công việc. Điều này thực sự đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng đội ngũ nhân lực công nghệ cao, chuyên nghiệp và có khả năng giao tiếp tốt cho DXC Việt Nam.
Lãnh đạo công ty này chia sẻ: Không gì cảm động bằng khi lắng nghe những nhân viên lâu năm viết “thư tình” thể hiện tình cảm họ dành cho công ty hay những lúc nhân viên chia sẻ tại trang cá nhân trên mạng xã hội về những kỷ niệm họ có được với công ty.
So với các DXC khác trong khu vực và toàn cầu, DXC Việt Nam luôn nằm trong top đứng đầu về sự hài lòng của nhân viên và tỷ lệ giữ người. Riêng trong bộ phận nhân sự của khu vực châu Á, bộ phận Nhân sự của DXC Việt Nam trở thành hình mẫu chuẩn và thường tự hào chia sẻ kinh nghiệp cho các nước khác.
Môi trường làm việc
(*) DXC Việt Nam (tên cũ là CSC Việt Nam), là chi nhánh của tập đoàn DXC Technology - được hình thành vào tháng 4 năm 2017 từ sự sáp nhập giữa CSC và mảng Dịch vụ Doanh nghiệp của Hewlett Packard Enterprise (HPE).
Bất cứ thương vụ mua bán sáp nhập nào, dù tự nguyện hay thâu tóm cũng gây ra những xáo trộn nhất định về mặt nhân sự. Trải qua nhiều giai đoạn chuyển tiếp(*), đội ngũ quản lý vẫn ở lại cống hiến cho DXC Việt Nam, từ lúc chỉ có 10 người cho đến khi công ty đã tăng trưởng gấp 100 lần. Với 1.000 nhân viên đang làm việc tại TPHCM, số năm trung bình mà nhân viên làm việc ở công ty này là 5 năm – cao hơn rất nhiều so với mức chung của thị trường lao động và các công ty cùng ngành.
Câu trả lời “Sếp của tôi” khi được hỏi “Điều gì đã giữ chân bạn với DXC trong nhiều năm qua” là minh chứng rõ rệt nhất cho đường lối quản lý thấu đáo, gần gũi với cấp dưới, cũng như giữ và truyền ngọn lửa đam mê từ cấp lãnh đạo cao nhất đến các cấp quản lý cấp trung xuống từng nhân viên của mình. Sự gắn bó và lòng trung thành đã trở thành một phần của văn hóa ở doanh nghiệp này.
Tuân thủ các nguyên tắc cơ bản hiện nay
Tại DXC Việt Nam, tiếng Anh cũng là ngôn ngữ giao tiếp chính. Nhân viên luôn được làm việc với các khách hàng quốc tế ở các thị trường Mỹ, Anh, Úc, Singapore, Dubai, Malaysia, Nhật Bản – có sự tương tác cao giữa các nhân viên, không chỉ giới hạn trong nước mà còn mở rộng ra các đồng nghiệp quốc tế.
Tại DXC, từ ngày đầu nhận việc, tùy theo vị trí, vai trò trong dự án, nhân viên mới được đào tạo theo kế hoạch đã đề ra. Chương trình đào tạo được thực hiện lâu dài và liên tục. Trong quá trình làm việc, nhân viên được tôn trọng và tự do trình bày chính kiến của mình, các góp ý đều được ban lãnh đạo lắng nghe nhằm cải tiến liên tục môi trường làm việc.
Tối ưu hóa các phương thức tương tác
Là công ty trong ngành công nghệ thông tin, DXC Việt Nam đã thành công khi tạo ra môi trường làm việc hiệu quả cho hơn 1.000 người ở nhiều địa điểm, múi giờ cho đến ca làm việc khác nhau. Nhưng toàn bộ nhân viên luôn cảm thấy họ là một phần của tổ chức lớn, làm việc cùng nhau thoải mái và gần gũi. Điều này có được là nhờ hệ thống đánh giá online và tập trung xuyên suốt, giúp việc quản lý hiệu quả công việc được liên tục và cập nhật thường xuyên.
Các kênh giao tiếp hiện đại như My Work – Style 365 và Skype for Business cùng với các kênh thông tin nhất quán như CSCV Portal và C3 đều hỗ trợ trên nhiều thiết bị điện tử với cùng một tài khoản cho từng nhân viên. Và sức mạnh công nghệ đã giúp cho việc thông tin liên lạc và trao đổi thảo luận của các thành viên trong công ty được thực hiện dễ dàng, nhanh chóng và hiệu quả hơn.
Hầu hết các công ty đang đều nói rằng họ coi trong việc gắn kết nhân viên nhưng trên thực tế lại chỉ tổ chức một vài sự kiện, thực hiện một vài chương trình đơn lẻ, không đủ để kết nối toàn bộ nhân viên, cả về chiều rộng lẫn chiều sâu. Muốn làm được điều này, trước tiên phải có sự đồng ý và hỗ trợ tích cực từ ban lãnh đạo cấp cao của công ty. Chính sự công nhận này sẽ là nền tảng vững chắc để phát triển những nhân tố gắn kết trong toàn công ty. Với đặc thù đội ngũ là chuyên viên IT – những người khá “khô khan” và hoạt động độc lập – các hoạt động gắn kết nhân viên được DXC lên kế hoạch chi tiết cho cả năm để đảm bảo tính khá thi và liên tục của cả chương trình.
